Cara Menangkan Negosiasi dengan Supplier

Cara Menangkan Negosiasi dengan Supplier

Cara Menangkan Negosiasi dengan Supplier; Pergeseran antara mana yang lebih powerful terjadi diantara pembeli dengan supplier saat ini. Sebuah contoh klasik datang dari industri kereta api. Pada tahun 1900, Amerika Utara memiliki 35 supplier roda kereta api, bedanya dengan saat ini, pada saat itu, dari ke-35 supplier tersebut, perusahaan kereta api bebas memilih supplier mana yang ingin mereka ajak untuk bermitra. Namun, satu abad berselang, tidak ada perusahaan yang ingin membangun rel kereta api dengan mewah, karena mereka hanya memiliki dua supplier tetap. Parahnya lagi, saat ini hanya tersisa satu supplier, yang berarti bahwa perusahaan kereta api tidak punya pilihan selain menerima harga dari supplier. Pergeseran ini terjadi karena berbagai alasan, salah satu alasannya mungkin terjadi dalam industri tertentu. Dalam beberapa kasus, supplier merasa lebih powerful karena mereka berhasil mengalahkan pesaing mereka dalam hal penawaran harga yang kompetitif atau memiliki pengembangan teknologi yang lebih baik. Di beberapa kasus lainnya, input pertumbuhan permintaan yang cepat membuat supplier dapat mengatur apa yang mereka inginkan.

Apapun alasannya, saat ini posisi perusahaan terhadap supplier telah berbalik, sehingga perusahaan memerlukan pendekatan yang lebih strategis untuk bisa memenangkan negosiasi dari supplier mereka. Namun dengan kondisi seperti sekarang ini, perusahaan tidak bisa lagi menggunakan cara lama untuk mendapatkan kesepakatan dari supplier dengan mengandalkan fungsi pengadaan (procurement) saja. Petros Paranikas, seorang expert yang berfokus pada procurement dan strategy menjelaskan ada empat pendekatan strategis yang bisa dilakukan perusahaan untuk menyusun ulang strategi perusahaan dalam melakukan negosiasi dengan supplier. Berikut penjelasannya seperti yang dirangkum oleh Tim Support Priority Indonesia (Perusahaan Sepatu Kulit Militer POLRI Safety Big Size) di bawah ini:

1. Menawarkan Value Baru Untuk Supplier

Ini adalah cara termudah untuk mendefinisikan kembali hubungan perusahaan Anda dengan supplier terbaik. Cara ini dapat menyeimbangkan persamaan kekuasaan dan mengubah strategi transaksi kemitraan. Anda dapat memberikan value baru dalam beberapa cara, diantaranya:

-Menyediakan peluang pasar yang baru

Cara tercepat dan bisa dibilang murah untuk memperbaiki ketidakseimbangan antara perusahaan dengan supplier adalah dengan menawarkan supplier peluang pasar yang bagus, sehingga sayang jika supplier melewatkan kesempatan bagus tersebut begitu saja. Contoh kasus seperti ini terjadi pada sebuah perusahaan minuman, dimana mereka menghadapi kenaikan harga tahunan dari supplier minuman kemasan. Dan tampaknya tidak ada pilihan lain, selain karena supplier mereka telah mematenkan proses manufakturnya, harga supplier tersebut pun lebih rendah dibandingkan supplier lainnya. Untuk menyisiasati hal ini, perusahaan justru memberikan penawaran yang menarik kepada supplier. Manajer pengadaan menyadari bahwa perusahaan dapat memberikan produk supplier sebuah pijakan di pasar yang baru. Sehingga kesepakatan yang terjadi adalah perusahaan berhasil membuat supplier menurunkan harga 10% dan perusahaan akan menggunakan produk baru supplier yang berarti sekaligus sebagai bonus pemasaran bagi produk supplier.

-Membantu supplier mengurangi risiko

Jika sebuah perusahaan mampu menempatkan dirinya untuk membantu supplier mengurangi risiko harga, sebenarnya perusahaan dapat meminta konsesi imbalan kepada supplier. Contoh ini terjadi di sebuah perusahaan kimia besar dengan suppliernya yang bisa dibilang cukup “bandel”. Untuk menghasilkan titanium dioksida, diperlukan bahan baku yang telah diproduksi dengan spesifikasi yang cukup ketat, dan hanya supplier yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Ketika perusahaan berusaha meningkatkan order, supplier mengaku memiliki kapasitas yang terbatas dan menuntut harga premium. Mengingat sifat dari siklus industri, perusahaan menduga bahwa supplier dapat pergi begitu saja, sehingga perusahaan membuat kontrak jangka panjang dengan supplier. Kemudian bagian pengadaan (procurement) bekerja sama dengan tim keuangan yang menciptakan model rinci untuk memastikan kisaran harga yang akan membiarkan supplier memperoleh keuntungan 15% pada modal yang diinvestasikan. Supplier menyetujui kesepakatan dengan harga yang tidak akan berfluktuasi lebih dari 10% per tahun, dan perusahaan mendapat diskon 10%.

Cara Menangkan Negosiasi dengan Supplier

2. Mengubah Cara Anda Membeli

Jika tidak ada kesempatan yang tersedia untuk membantu supplier menciptakan value baru, alternatif lainnya adalah mengubah pola permintaan yang biasa Anda lakukan. Karena strategi ini memiliki implikasi antara bagian satu dengan bagian lainnya di dalam organisasi dan juga kerjasama yang erat dengan fungsi yang saling berpengaruh. Sebuah perusahaan dapat mengubah pola permintaan dalam tiga cara, yang semuanya mungkin memerlukan pengumpulan data yang intensif dan analisis.

-Mengonsolidasi purchase order

Ini adalah pilihan yang paling berisiko sekaligus yang paling mudah untuk diterapkan. Di salah satu produsen pesawat, berbagai unit bisnis secara independen membeli komponen dari supplier besar, yang memiliki harga dua hingga tiga kali lipat dari harga pada kontrak awal. Supplier tersebut memperoleh margin kotor hingga 20%, sedangkan pabrikan pesawat tersebut hanya 10%. Belum lagi sistem pengiriman yang jauh dari yang diharapkan. Individual unit bisnis tidak memiliki kekuatan untuk memaksa perubahan di dalam tubuh supplier. Namun CEO unit kemudian berkumpul, melakukan konsolidasi data pembelian mereka, dan menemui eksekutif supplier dengan memberikan peringatan untuk menangguhkan semua pembelian kecuali ada perubahan yang mereka lakukan. Setelah itu, supplier menjadi jauh lebih responsif. Dampak dari tindakan tersebut, bukan hanya supplier melakukan pemotongan harga, mereka juga meningkatkan ketepatan waktu pengiriman.

-Mengurangi volume pembelian

Cara lain untuk mengubah cara Anda melakukan pembelian adalah dengan menggeser volume pembelian, idealnya adalah mengganti dengan produk yang lebih murah. Cara ini dapat meningkatkan keterbukaan supplier untuk bernegosiasi, namun catatan bagi perusahaan yaitu bahwa mereka harus memiliki tim yang tangguh untuk memenangkan negosiasi tersebut dan bersedia meninjau kembali apa yang diperlukan. Memutuskan untuk mengurangi biaya IT misalnya, bahwa kebanyakan karyawan tidak perlu untuk membuat dokumen, mereka hanya perlu membacanya saja. Sehingga hal tersebut mampu mengeliminasi 75% biaya lisensi software perusahaan.

Cara Menangkan Negosiasi dengan Supplier

3. Menciptakan Sumber Pasokan Baru

Jika pilihan untuk mengubah cara pembelian perusahaan tidak tersedia, maka langkah selanjutnya adalah Anda harus mengeksplor kemungkinan untuk mencari sumber pasokan Anda yang baru. Seperti strategi pertama dan kedua,  pada akhirnya cara ini akan menggeser peran supplier dalam memasok permintaan, namun perusahaan juga dapat menciptakan persamaan diantara perusahaan dan supplier. Hal ini lah yang paling mungkin diperlukan bagi industri dimana terjadi negosiasi harga yang membuat sebagian besar supplier Anda tidak ikut bermain lagi dalam bisnis, dan secara efektif membuat perusahaan memonopoli pasar. Hal ini  akan berdampak pada perubahan dinamika kompetitif, bahkan mungkin struktur industri antara supplier dengan perusahaan Anda sendiri.

4. Play Hard

Jika semua cara tersebut gagal, batalkan semua pesanan Anda, termasuk kontrak dengan supplier yang akan menjadi mitra perusahaan Anda di masa depan. Sebuah perusahaan jasa keuangan global kembali menghadapi tantangan yang kerap kali muncul, yaitu harus mengurangi biaya sebesar 3 miliar dollar. Untuk memotong biaya infrastruktur IT, mereka meminta supplier hardware untuk menurunkan harga 10%. Namun, supplier tersebut menolak. Segera setelah itu, chief information officer menghubungi CEO supplier untuk mengatakan bahwa semua proyek antara perusahaan dengan supplier akan segera dinonaktifkan. Dalam satu jam, baik sistem pembayaran, pengadaan, IT dan juga tim pengembangan telah diberitahu bahwa mereka tidak lagi bermitra dengan supplier terdahulu. Dihadapkan dengan hilangnya proyek yang ada dan yang akan datang, akhirnya supplier menyetujui untuk menurunkan harga 10%.

Contoh lainnya lagi, terjadi di sebuah perusahaan keamanan yang menyediakan layanan transportasi tunai untuk bank, dimana perusahaan memutuskan untuk meningkatkan tingkat suku bunga sebesar 40%. Karena 70% dikendalikan dari pasar, pelanggan memiliki beberapa alternatif. Namun ada satu bank yang menghadapi tekanan margin yang signifikan tidak siap menerima kenaikan harga. Untuk lebih memahami apa yang menyebabkan kenaikan suku bunga tersebut, bank kemudian diminta untuk meninjau laporan keuangan perusahaan, yang mana dalam tinjauan tersebut ditemukan hanya 10% biaya kenaikan, tidak ada biaya lain yang harus disesuaikan hingga harus dinaikkan menjadi 40%.

Cara Menangkan Negosiasi dengan Supplier

Kemudian bank mengambil dua pendekatan. Coo bank bertemu dengan COO perusahaan untuk menjelaskan kenaikan tersebut tidak dapat diterima dan akan merusak hubungan diantara keduanya. Kemudian tim procurement memperingatkan akan bergabung dengan lembaga keuangan lain dan membawa masalah ini menjadi perhatian otoritas nasional yang bertanggung jawab atas monopoli yang ada. Perusahaan keamaan mundur dan melembagakan kenaikan harga sesuai dengan peningkatan biaya yang sesungguhnya.

Beberapa cara di atas adalah cara yang bisa dilakukan perusahaan untuk melakukan negosiasi dengan supplier yang dapat membantu perusahaan mendefinisikan kembali bagaimana hubungan perusahaan dengan supplier. Apapun cara yang Anda pilih, hal yang penting untuk digarisbawahi adalah dibutuhkan pemahaman yang jelas mengenai masalah yang ada, kemampuan untuk bekerja di dalam seluruh fungsi, kemauan untuk berpikir “out of the box”, serta kemampuan analitis yang kuat untuk menghasilkan pengetahuan yang berguna. Selain itu, sangat penting bagi para eksekutif senior untuk berkomitmen untuk bergerak mengambil langkah strategis dibanding hanya menunggu dan melihat saja. Semoga bermanfaat.

(Source: hbr.org)

Leave a Reply