Tips Memilih Vendor Berkualitas | Support Priority Indonesia

Tips Memilih Vendor Berkualitas; Kata “Purchasing” berasal dari bahasa Inggris dan sering digunakan dalam Industri-industri luar negeri maupun dalam negeri. Jika diterjemahkan langsung, maka Purchasing dapat diartikan sebagai “Pembelian” dalam bahasa Indonesia. Jadi pada dasarnya, Purchasing adalah suatu proses pencarian sumber dan pemesanan barang atau jasa untuk kegiatan produksi. Departemen yang menangani proses purchasing tersebut biasanya disebut dengan Purchasing Department. Puchasing merupakan salah satu fungsi yang sangat penting dalam Manajemen Material, Selain dilibatkan dalam pembelian Material untuk kegunaan Produksi, Purchasing juga bertugas dalam pencarian dan pembelian mesin-mesin produksi, peralatan dan perlengkapan produksi berserta fasilitas-fasilitas lainnya yang mendukung kelancaran proses produksi. Sasaran Utama Purchasing adalah untuk menjaga ketersediaan dan stabilitas pasokan material dan juga mengurangi biaya-biaya terkaitnya sehingga biaya pembuatan barang jadi dan ditekan seminimal mungkin.

tips memilih vendor berkualitas

Prosedur dalam Proses Purchasing

Simak langkah dan prosedur dalam proses purchasing dan tips cara mencari vendor atau supplier berkualitas yang sudah Tim Support Priority Indonesia (Perusahaan Sepatu Kulit Militer POLRI Safety Big SIze) rangkum di bawah ini:

Mememahami Kebutuhan dan Menerima Permintaan dari Pihak yang membutuhkan

Langkah pertama dalam proses Purchasing adalah mengerti dan memahami kebutuhan dari pihak yang membutuhkan barang dan jasa tersebut. Pihak atau bagian yang membutuhkan tersebut akan mengajukan permintaan pemesanan atau pembelian dengan dokumen tertulis seperti Purchase Requisition Form (Formulir Permintaan Pembelian) yang telah disetujui oleh kepala bagian ataupun Manajer terkait. Formulir Permintaan Pembelian harus tertera jelas mengenai barang yang diinginkan seperti spesifikasi material, jumlah yang diinginkan, tanggal diperlukan dan pemasok yang disarankan.

Pemilihan Pemasok

Proses pemilihan Pemasok atau Supplier biasanya terdiri dari dua aspek dasar, yaitu melakukan pencarian terhadap semua pemasok potensial dan membuat daftar semua pemasok yang telah diidentifikasi. Informasi-informasi mengenai Pemasok pada umumnya bisa didapatkan dari beberapa sumber seperti direktori perdagangan, iklan, email rekomendasi diri dari pemasok itu sendiri, menghadiri pameran, partisipasi di konvensi industri ataupun saran dari asosiasi dan forum bisnis. Semakin banyak sumber yang kita identifikasikan dapat membantu kita dalam menentukan pemasok mana yang paling tepat. Hal yang perlu diperhatikan dalam memilih pemasok adalah harga bukanlah satu-satunya pertimbangan dalam mendapatkan Pemasok yang tepat. Karena selain harga, beberapa poin penting yang harus dipertimbangkan seperti kemampuan dalam menyediakan jumlah yang dibutuhkan, kualitas produk yang dibutuhkan, kemampuan finansial perusahaan pemasok dan lain sebagainya. Jika semua poin yang disebutkan sama, maka Hargalah yang menjadi penentu dalam pemilihan Pemasok.

Melakukan Pemesanan

Setelah menetapkan Pemasok/Supplier mana yang dipilih, maka langkah selanjutnya adalah melakukan pemesanan atau dalam industri biasanya disebut dengan “Purchase Order” atau “PO”. Purchase Order pada dasarnya adalah sebuah dokumen yang dikirimkan ke Pemasok untuk memasokan barang atau jasa yang dibutuhkan. Pada umumnya, dokumen atau surat Purchase Order (PO) terdiri dari 6 salinan, masing-masing salinan tersebut dituju kepada Pemasok, pihak pemohon (requestor), Petugas Gudang, bagian akuntansi, bagian inspeksi dan satu salinan lagi untuk bagian Purchasing sendiri sebagai arsip.

Menindaklanjuti dan memantau perkembangan Pesanan

Setelah melakukan Pemesanan dan Pemasok telah mengetahui apa yang dibutuhkan, maka prosedur Purchasing selanjutnya adalah melakukan pemantauan perkembangan pesanan tersebut atau biasanya disebut dengan “Follow-up” di Industri. Prosedur ini diperlukan agar Pemasok dapat menyediakan serta mengirimkan barang atau jasa yang dibutuhkan tersebut tepat pada waktu dan jumlah yang dijanjikan. Petugas Purchasing biasanya akan menanyakan ke Pemasok mengenai perkembangan barang dan jasa yang dibutuhkan tersebut melalui Email, telepon atau kunjungan langsung ke kantor/pabrik pemasok.

Penerimaan Barang dan Pemeriksaan

Bagian Penerimaan akan menerima barang yang dipasok oleh Pemasok dan mencocokan jumlah dengan dokumen Purchase Order. Bagian Purchasing akan diberitahukan tentang ketibaan barang tersebut dan juga hasil dari pemeriksaannya.

Pembayaran Faktur

Setelah barang yang dipesan tersebut diterima dengan kondisi yang memuaskan dan sesuai dengan permintaan, Faktur tagihan akan diperiksa sebelum disetujui. Setelah Faktur diperiksa dan disetujui maka pembayaran pun dilakukan sesuai dengan perjanjian yang ditetapkan.

Pemiliharaan Dokumen Pembelian

Sebagian besar pembelian di perusahaan Industri merupakan pembelian yang berulang atau Repeat Order. Oleh karena itu, dokumen-dokumen penting pada pembelian sebelumnya merupakan panduan untuk pembelian selanjutnya. Dari Dokumen-dokumen tersebut, Petugas Purchasing ataupun Manajemen dapat lebih jelas mengetahui pemasok mana yang baik dan tepat untuk pemesanan atau pembelian pada masa yang akan datang.

Memelihara dan Menjaga hubungan dengan Pemasok

Hubungan antara Perusahaan yang bersangkutan dengan Pemasok harus dipelihara dan dijaga dengan baik. Hubungan ini harus dijalin dalam bentuk saling percaya dan itikad baik untuk saling membantu dan menghargai. Hubungan baik akan bermanfaat dan menguntungkan kedua pihak baik bagi pembeli maupun pemasok.

Tips Memilih Vendor Berkualitas

Jika Anda bekerja di bagian logistik atau purchasing, tentu sering berhadapan dengan vendor untuk pengadaan barang maupun jasa. Terus bagaimana cara memilih vendor berkualitas? Untuk mendapatkan perusahaan outsourcing (vendor) yang berkualitas dan kredibel perusahaan pengguna bisa mendapatkannya melalui berbagai macam cara seperti menghubungi asosiasi, mencari pada situs SDM, majalah bisnis dan SDM, referensi dari perusahaan lain, peserta seminar outsourcing, referensi konsultan dan tender. Perusahaan yang telah mendapatkan calon – calon vendor dari berbagai sumber di atas sebaiknya mengadakan tender untuk memilih yang terbaik dilihat dari harga, jenis pelayanan serta kualitas pelayanan. Dalam memilih vendor harus memperhatikan kompetensi mereka yang meliputi hal – hal sebagai berikut :

Harga: Faktor harga memang penting untuk dipertimbangkan namun tidak berarti perusahaan harus memilih vendor yang paling murah sebab belum tentu yang murah tadi mempunyai kualitas yang baik?

Jangka waktu pembayaran: Faktor ini juga penting diperhatikan. Tidak semua vendor harus dibayar di muka. Kalau jumlah karyawan yang dipakai tidak terlalu banyak seharusnya jangka waktu pembayaran bisa fleksibel, tapi kalau jumlah yang disuplai cukup banyak memang harus ada pembayaran di muka sebab resikonya sangat besar . Jangka waktu pembayaran ini sangat berpengaruh dalam presentasi management fee yang dibayarkan ke vendor. Perusahaan yang melakukan pembayaran di muka biasanya akan mendapatkan management fee atau pengelolaan biaya yang lebih kecil.

Kapasitas pelayanan: Kapasitas pelayanan menentukan harga. Semakin tinggi pelayanan yang diminta kepada vendor semakin tinggi pula harganya. Misalnya perusahaan meminta vendor menyediakan tenaga kerja untuk ditempatkan di Irian atau Aceh, maka vendor akan meminta biaya transpor. Atau kalau tidak vendor akan mencari karyawan tersebut dari penduduk setempat.

Variasi produk: Ada vendor yang menyediakan pekerja untuk semua jenis pekerjaan tapi ada juga yang berspesialisasi pada jenis pekerjaan tertentu misalnya call center, collection atau marketing saja.

Klien dan Mitranya: Yang dimaksud dengan Klien adalah perusahaan yang menggunakan jasa vendor tadi, apakah perusahaan yang bonafid atau perusahaan yang tidak dikenal. Kalau klien dari vendor tadi adalah perusahaan yag bonafid kemungkinana vendor tersebut juga bagus. Sedang yang dimaksud dengan Mitra adalah pengelola vendor tersebut apakah mempunyai kompetensi di bidang outsource atau hanya sekedar mempunyai uang banyak tetapi tidak memahami bisnis outsource.

Periode Rekrutmen dan Seleksi: Periode rekrutmen mempengaruhi delivery atau pengiriman. Kalau yang dibutuhkan adalah tenaga kerja dengan kualifikasi biasa seperti data entry, lulusan D3, seharusnya bisa di-deliver dengan cepat. Namun kalau untuk tenaga kerja yang mempunyai kualifikasi lebih tinggi seperti kredit analis atau programmer atau manager maka diperlukan waktu yang lebih lama.

Metode Perekrutan: Metode rekrutmen juga mempengaruhi harga. Semakin banyak jenis test yang dilakukan semakin tinggi pula harga yang harus dibayar kepada vendor. Ada jenis pekerjaan dimana karyawan yang kaan bekerja disitu harus melalui berbagai macam test, misalnya media TV. Test yang dilalui oleh calon reporter TV bermacam – macam mulai dari test IQ, pengetahuan umum, test kesehatan, wawancara dengan psikolog. Selain itu ada lagi syarat lainnya seperti IP harus tinggi, wajah harus ganteng dan cantik dan lain – lain. Namun juga ada yang memerlukan test yang sederhana saja terutama untuk low skiled workers.

Semoga beberapa tips memilih vendor atau supplier yang berkualitas diatas bisa membantu mempermudah dan memperlancar pekerjaan purchasing anda. Tak ada salahnya juga, apabila anda sedang mencari produsen sepatu dinas, speatu lapangan bahkan sepatu kerja secara kolektif dan pengadaan sepatu jatah dalam jumlah besar, anda bisa sedikit observasi beberapa produk sepatu kulit kami di bawah ini. Semoga Bermanfaat.